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Standesamt

1876-1951

Die Sammelakten der Heirats- und Sterberegister wurden im Jahr 2020 bis einschließlich 1951 vollständig in das Stadtarchiv übernommen. Angesichts der Verluste in den übrigen Darmstädter Ämtern wurde von einer sonst üblichen jahrgangsweisen Bewertung dieser Unterlagen abgesehen. Das Jahr 1951 wurde als gewählt, da es den Übergang der Zuständigkeit für Vertriebene und Sterbefälle in Konzentrationslager an das Standesamt I in Berlin bzw. das Sonderstandesamt Arolsen markiert. Bis zu diesem Jahr kann auch noch von einer Überlieferung der Nachkriegsverhältnisse ausgegangen werden.

Anders gestaltet sich der Fall bei den Sammelakten zu Geburtsregistern. Grundsätzlich wird empfohlen, diese Sammelakten vollständig zu kassieren, da sie kaum zusätzliche Informationen zu den Registern enthalten. Sie können in Fall des Standesamtes Darmstadt aber als Ersatzüberlieferung für 1944 vernichtete Dokumente gelten, da beispielsweise Bescheinigungen von Hebammen und Ärzten oder Entscheidungen des Vormundschaftsgerichts in den Akten enthalten sein können. Diese Unterlagen beziehen sich weniger auf das im Register genannte Kind und seine Angehörigen, sondern können vielmehr auch für eine Dokumentation der Arbeit dieser Stellen herangezogen werden, für die sonst keine Überlieferung mehr existiert. Diese Funktion endet 1944, bzw. 1945. Um ein Stück weit auch den Übergang in die Nachkriegszeit zu dokumentieren, wird hier das Jahr 1946 als Schnitt für die Überlieferungsbildung angesetzt. Die Sammelakten zu Geburtsregistern wurden daher ab 1946 auch für Darmstadt vollständig als kassabel bewertet.

Die übrigen Sammelakten (zu Heirats- und Sterberegister ab einschließlich 1952, für Geburtsregister ab einschließlich 1947) wurden nicht ins Stadtarchiv übernommen, da alle Informationen, die aus diesen Unterlagen entnommen werden könnten, besser in anderen Quellen dokumentiert sind. Es wäre am Ende nur eine Dokumentation der bloßen Existenz von Sammelakten. Auch die Änderung des Personenstandsgesetzes 1957 hat keine so gravierenden Auswirkungen verursacht, dass hier eine zusätzliche Überlieferung erfolgen müsste. Allerdings wurden Sonderfallakten z. B. mit Vaterschaftsanerkennungen oder Gefallenenlisten unabhängig von beiden genannten Zeitschnitten zu allen Personenstandsregistern ins Stadtarchiv übernommen.

Davon abgesehen wurden die gesichteten Sammelakten ab dem Jahr 1951 bzw. 1946, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, als kassabel bewertet. Damit werden auch künftig keine Unterlagen dieser Art mehr ins Stadtarchiv übernommen.

Der Bestand wurde im Standesamt angelegt und auch über die sogenannte "Brandnacht" hinweg gesichert. Die Sammelakten wurden chronologisch nach den zugehörigen Einträgen in die Personenstandsregister gelagert und jahresweise zusammengefasst. Die Einzelfälle sind nummeriert. Ab Ende der 1930er Jahre ca. wurden diese Einzelfälle in eigene Mappen eingelegt, die stabilisierend wirkten und entsprechende Verunreinigungen und Lagerungsschäden weitestgehend verhinderten. Durch Wasserschäden wiesen einige Akten neben den starken Verunreinigungen auch erheblichen Schimmelbefall auf. Das trifft insbesondere auf Akten des Standesamtes Eberstadt zu, dessen Unterlagen offenbar nach der Eingemeindung 1937 an das Standesamt Darmstadt übergeben worden waren.

Im Standesamt erfolgte ca. ab den 1970er Jahren die Unterbringung in einem beheizten Keller auf einem Betriebshof des Grünflächenamtes der Stadt Darmstadt. Ebenfalls in diesem Zeitraum erfolgte eine Umlagerung in feste, schwarze Kartons, die seither auch für die späteren Unterlagen beibehalten wurde. Durch die damit verbundene stehende Lagerung wurden insbesondere die älteren Unterlagen gestaucht. In den dadurch entstandenen Knicken hatte sich Schmutz abgelagert.

Das Stadtarchiv erfuhr erst 2020 durch die Anbietung des Standesamts, dass auch die Sammelakten vor 1944 erhalten geblieben waren. Aufgrund eines anstehenden Umzugs wurde die Bewertung der Sammelakten vorgenommen und die Übernahme ins Archiv durchgeführt (Akz. 2020/30). Im Rahmen dieses Projektes wurden ca. 49 lfm der Sammelakten zu den Personenstandsregistern der Stadt Darmstadt in das Stadtarchiv übernommen. Die Aufnahme im Archiv machte eine Erschließung und Neuverpackung notwendig, um Anforderungen des Arbeitsschutzes und Bestandserhalts zu erfüllen. Mit der Erschließung wurde der Bestand für eine interne Nutzung zugänglich. Außerdem erfolgten verschiedene Ordnungsarbeiten.

War ersichtlich, dass beispielsweise durch eine Recherche in den Sammelakten die einzelnen Fälle nicht mehr in der richtigen Reihenfolge vorlagen, wurde die richtige Sortierung wieder hergestellt. Die Akten wurden nach den Entstehungsorten (Darmstadt -Stadt, Arheilgen, Eberstadt, Bessungen, Wixhausen) geordnet und nach den jeweils zugehörigen Personenstandsregistern (Geburts-, Heirats- und Sterberegister) aufgeteilt. Die einzeln in Mappen verpackten Fälle wurden als eigene Signaturen erfasst, jedoch nur nach der Nummer des Registereintrags erfasst.

Die Akten wurden anschließend im Rahmen des Projektes “Ganz sicher kein Lückenbüßer: Bestandserhaltung an den Sammelakten der Personenstandsregister in Darmstadt” trocken und blattweise gereinigt und von aufliegendem Schmutz und Schimmel befreit. Hierfür konnten Fördermittel der Bundesbeauftragten für Kultur und Medien und des Landes Hessen eingeworben werden.

Rebekka Friedrich